Rechnungen, Lieferscheine, Verträge, Formulare oder handschriftliche Dokumente: In Unternehmen gehen täglich große Mengen unterschiedlichster Informationen ein. Häufig müssen diese noch manuell gesichtet, sortiert, ausgelesen und in andere Systeme übertragen werden.
Intelligent Document Processing – kurz IDP – verbindet Dokumentenverarbeitung mit künstlicher Intelligenz. Dokumente werden automatisch erkannt, klassifiziert und relevante Informationen extrahiert. So werden aus unstrukturierten Dokumenten Daten, die direkt in digitalen Prozessen weiterverwendet werden können.

Vom Dokument zur nutzbaren Information.
IDP setzt dort an, wo klassische Digitalisierung aufhört. Ein Dokument wird nicht einfach nur gescannt und gespeichert. Das System analysiert seinen Inhalt und bereitet die enthaltenen Informationen für die weitere Verarbeitung auf.
Dabei können verschiedene Schritte automatisch ablaufen:

• Dokumente vorbereiten, trennen und standardisieren
• Dokumenttypen automatisch erkennen und klassifizieren
• relevante Informationen und Daten extrahieren
• Formulare, Felder und Checkboxen erkennen
• extrahierte Informationen mit vorhandenen Stammdaten abgleichen
• Daten validieren und an nachgelagerte Prozesse übergeben

So wird beispielsweise aus einem eingehenden Lieferschein nicht nur eine digitale Datei – sondern ein Datensatz, dessen Informationen direkt im nächsten Prozessschritt genutzt werden können.
KI übernimmt das Lesen und Sortieren.
Ein wesentlicher Unterschied zu klassischen OCR-Lösungen liegt in der intelligenten Verarbeitung. IDP kann unterschiedliche Dokumenttypen erkennen und relevante Informationen auch aus unstrukturierten Dokumenten extrahieren.
Das funktioniert laut Lösungsbeschreibung sogar bei handschriftlichen Seiten. Flexible KI-Modelle können über ein promptbasiertes Setup konfiguriert werden, ohne dass dafür jedes Modell zunächst aufwendig trainiert werden muss.

Ein Dokument oder ein ganzer Stapel – der Prozess bleibt digital.
IDP eignet sich sowohl für einzelne Dokumente als auch für größere Dokumentenmengen. Die Darstellung auf Seite 3 zeigt beispielsweise, wie eingehende Unterlagen vorbereitet, getrennt, klassifiziert und anschließend automatisch ausgelesen werden.
Rechnungen, Lieferscheine, Verträge oder Ausweise können dadurch erkannt und den passenden Dokumenttypen zugeordnet werden. Die gewonnenen Informationen lassen sich anschließend indexieren und für die weitere Verarbeitung oder Archivierung bereitstellen.

Weniger manuelle Arbeit. Mehr Qualität in den Daten.
Gerade dort, wo täglich viele Dokumente verarbeitet werden, kann IDP wiederkehrende Tätigkeiten deutlich reduzieren.
Die Vorteile liegen vor allem in:

• schnellerer Verarbeitung unterschiedlicher Dokumententypen
• beschleunigter Sortierung und geringerer Fehleranfälligkeit
• höherer Genauigkeit auch bei handschriftlichen oder beschädigten Dokumenten
• vollständigen und validierten Daten
• flexibler Anpassung an bestehende Prozesse
• skalierbarer Verarbeitung wachsender Dokumentenmengen

Damit geht es nicht nur darum, Arbeitszeit zu sparen.
Informationen stehen schneller und strukturierter zur Verfügung und können direkt in nachgelagerten Prozessen genutzt werden.
Ein Prinzip – viele Einsatzmöglichkeiten.
IDP lässt sich überall dort einsetzen, wo Informationen aus Dokumenten in digitale Prozesse überführt werden müssen.
Im Finanz- und Rechnungswesen können beispielsweise Rechnungen, Belege und Bestellungen klassifiziert und ausgelesen werden. Im Personalwesen unterstützt IDP Recruiting- und Onboarding-Prozesse. In der Logistik können Informationen aus Lieferdokumenten extrahiert und in bestehende Systeme integriert werden. Auch im Bildungswesen oder in der Automobilindustrie nennt die Lösung konkrete Einsatzmöglichkeiten.

IDP, das zu deinen Prozessen passt.
Entscheidend ist deshalb nicht die Frage, welche Dokumente du digitalisieren kannst, sondern welche Informationen heute noch manuell aus Dokumenten herausgesucht, übertragen oder weitergeleitet werden.
Gemeinsam schauen wir uns deine bestehenden Dokumentenprozesse an: Welche Dokumenttypen kommen regelmäßig vor? Wo entsteht manueller Aufwand? Welche Daten werden benötigt? Und in welche Systeme sollen sie anschließend gelangen?
Darauf aufbauend entwickeln wir einen IDP-Prozess, der zu deinem Unternehmen passt – von der intelligenten Dokumentenerkennung über die Datenextraktion bis zur Weiterverarbeitung.
Bereit, deine Dokumente für dich arbeiten zu lassen?

Lass dir Intelligent Document Processing einfach einmal live zeigen. In einer individuellen Demo schauen wir gemeinsam, welche Dokumentenprozesse sich bei dir intelligent automatisieren lassen.